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연구노트만으로는 부족해? 기업부설 연구소 실사 후기!
안녕하세요! 얼마 전 저희 회사에도 기업부설연구소 실사를 다녀가셨는데요! 연구소 혜택을 받으려면 요건을 갖춰야 한다는 건 알고 있었지만, 막상 실사를 직접 겪어보니 소문보다 훨씬 더 꼼꼼하고 디테일하게 현장을 확인하시더라고요.
다들 '연구노트만 제대로 준비하면 된다'고 하지만, 그 외의 것들도 정말 꼼꼼하게 보고 가시는 걸 보고 깜짝 놀랐답니다. 그래서 저희가 겪었던 경험이 다른 회사들에게도 도움이 됐으면 하는 마음에, 실사관이 현장에서 의외로 놓치기 쉬운 것들이 무엇인지 실제 후기를 바탕으로 정리해봤어요. 그리고 저희 회사가 받은 현지확인 보고서까지 살짝 공개할게요!
1. 기업부설연구소 실사, 왜 오나요? 그리고 언제, 어떻게 통보하나요?
기업부설연구소를 설립하면 세액 공제나 정부 지원사업 참여 같은 다양한 혜택을 받을 수 있습니다. 한국산업기술진흥협회(KOITA)에서는 이런 혜택이 자격 없는 기업에 잘못 주어지지 않도록, 연구소가 실제로 운영되는지 현장에서 확인하려고 실사를 진행한답니다. 한마디로, 서류로만 존재하는 '페이퍼 컴퍼니 연구소'가 아닌지 검증하는 과정이라고 보시면 돼요.
실사 통보는 대부분 KOITA에서 이메일이나 전화로 오는데, 보통 실사일 1주일 정도 전에 미리 알려주는 게 일반적이에요. 갑작스러운 불시 실사는 거의 없으니, 통보를 받았다면 당황하지 말고 이 기간 안에 차근차근 준비하면 된답니다! 그렇지만 공문이 날라온 후, ‘한달 이내’에 방문하겠다고만 통지된 경우나, 공문 없이 연구소 담당자 개인 번호로 문자, 혹은 전화 후에 방문하는 경우도 있다고 해요. 언제 연락받을 지 모르니, 연구소 담당자의 개인 정보도 잘 관리하는 것이 좋습니다. 실사를 대비해 기본적인 것들은 미리 준비하시는 것을 추천드립니다.
2. 실사에서 점검하는 것들: 공문으로 통보받은 준비 서류 목록과 팁
실사를 통보받으면 공문으로 미리 준비해야 할 서류 목록을 보내주는데요. 공문에서 요청한 필수 준비 서류들과 그에 대한 팁을 알려드릴게요.
필수 준비 서류 및 팁
기업유형 확인 서류: 회사가 어떤 유형의 기업(중소기업, 중견기업 등)에 속하는지 증명하는 서류예요. 중소기업이라면 중소기업 확인서 등을 미리 챙겨두세요.
회사 및 연구소 조직도: 회사의 전체 조직도에서 연구소가 어떤 위치에 있는지, 그리고 연구전담요원들이 연구소 소속으로 명확하게 구분되어 있는지 확인하는 중요한 자료예요. 최신 버전으로 업데이트해두는 게 좋겠죠!
연구전담요원 졸업증명서, 경력증명서: 연구원들의 학력과 경력을 증명하는 서류예요. KOITA에 등록된 자격 기준을 충족하는지 다시 한번 확인하고, 원본을 준비해두면 좋습니다.
연구원 이사발령 서류: 연구원이 연구소로 발령받은 이사발령 서류나 전입 서류 등이 필요해요. 인사이동 기록을 통해 연구소 소속임을 증명하는 거죠.
4대 사회보험 사업장 가입자 명부: 이 서류는 연구원들이 실제로 회사에 소속되어 근로 활동을 하고 있음을 증명하는 공신력 있는 자료예요.
연구개발활동 수행 증빙자료 (연구노트): 실사의 핵심 중의 핵심! 연구소가 서류상으로만 존재하는 게 아니라는 걸 보여주는 가장 중요한 자료예요.
연구노트: 연구 과제 시작부터 종료까지 모든 과정을 날짜별로 자세하게 기록해야 해요. 단순히 성공 사례만 적는 게 아니라, 실패했던 과정이나 계획이 변경된 이유도 솔직하게 적어두는 것이 좋아요. 또한, 기업부설 연구소에 소속되어 있는 연구원들이 연구를 실제로 진행했는 지를 입증할 수 있도록, 소속된 모든 연구원들의 연구노트를 준비해주세요.
종이 연구노트는 분실, 훼손 위험이 크고, 작성할 때의 서명이나 보안 관리도 번거로워서 최근 많은 회사의 기업부설연구소가 전자연구노트를 사용하고 있는데요. 저희 회사 또한 전자연구노트 구노를 사용하고 있어서 모든 연구원들이 편하게 연구노트를 작성하고, 또 실사관이 연구노트를 확인할 때도 아주 빠르고 간편하게 진행할 수 있었어요! 구노 전자연구노트는 국제 공신력 있는 타임스탬프와 자동 보안 관리를 통해 실사 준비를 훨씬 간편하게 도와줄 수 있으니 참고하세요!
연구보고서: 각 연구과제가 끝날 때 최종 결과물과 과정을 정리한 보고서를 함께 준비하면 된답니다.
연구 공간 및 연구원 확인
점검 내용: 연구소 전용의 독립된 공간이 있는지, 그리고 등록되어 있는 모든 연구원들을 확인합니다.
독립 공간: 연구소 공간은 칸막이나 문 등으로 다른 부서와 확실하게 분리되어야 합니다. 공간을 분리하기 어렵다면 파티션을 활용해주세요. 그리고 정문에는 기업부설연구소 현판을 꼭 붙여야 한답니다.
연구원: 등록되어 있는 연구원들이 모두 상주하고 있는지, 혹시 겸업을 하고 있지는 않은지 확인합니다. 자리에 있지 않은 경우는 명함으로 확인을 대신하기도 해요. 휴직이나 파견 등으로 자리에 없다면 미리미리 연구원에서 삭제해두어야 합니다.
3. 예상치 못한 디테일, 놓치기 쉬운 실사 항목과 준비 팁
연구노트나 서류 외에도, 실사관이 현장에서 꼼꼼하게 보는 의외의 디테일들이 있었는데요. 한 번 같이 알아볼까요?
4. 현지확인 보고서, 드디어 공개합니다!
실사관은 현장 확인이 끝나면 현지확인 보고서를 작성해요. 이 보고서는 실사 결과를 공식적으로 정리하는 문서인데, 저희 회사가 받은 보고서에는 이런 내용들이 들어 있었어요.
보고서 내용을 자세히 살펴볼까요? 보고서에는 다음과 같은 내용들이 포함되어 있었습니다.
기업 기본 정보: 회사명, 연구소명, 대표이사, 소재지, 연구분야, 연구소 면적, 기자재 수 등 기본적인 정보가 담겨 있어요.
점검사항: 앞서 말씀드린 서류와 현장 점검 항목들을 하나하나 확인했음을 보여줘요.
확인 결과: 저희는 '이상없음' 판정을 받았어요!
확인자 의견란: 실사를 진행한 실사관이 연구소에서 확인한 부분들과, 이상이 없다는 내용을 적어주셨어요. 혹시 이상이 있다면 이곳에 적어주시니, 빠르게 보완하면 된답니다!
이렇게 실제 보고서를 받고, 기업부설연구소가 문제 없이 잘 유지되고 있다는 것을 확인받으니 그동안 꼼꼼히 준비하고 대비했던 것들이 헛되지 않았다는 생각이 들어서 뿌듯했습니다!
5. 실사 이후, 놓치지 말아야 할 것들
실사가 끝났다고 해서 모든 과정이 종료되는 건 아니에요. 기업부설연구소를 지속하기 위해서, 그리고 이후에 있을 실사를 위해서 어떻게 해야 하는지 정리해 드릴게요.
(1) 보고서 검토 및 보완 조치
보고서 검토: 실사관이 작성한 현지확인 보고서를 꼼꼼히 확인하고, 혹시 고칠 부분이 있다면 바로 알려서 수정해야 해요.
보완 조치: 만약 실사 때 부족한 점이 발견됐다면, 보완 요청에 따라 빠르게 조치를 취하고 증빙 자료를 제출해야 해요. 이걸 소홀히 하면 인정이 취소될 수도 있으니 조심해야 합니다.
(2) 만약 조건부취소나 보완 요청을 받았다면?
실사 결과가 '적정'이 아닌 경우, '조건부취소'나 '보완 요청'이 나올 수 있어요. 이럴 때 어떻게 대응해야 하는지 알려드릴게요.
조건부취소 (주의!):
상황: 연구소의 핵심 요건(독립된 공간, 연구전담요원 등)이 충족되지 않았을 때 내려지는 조치예요. 예를 들어, 연구 공간을 다른 부서와 분리하지 않았거나, 연구원이 자격 요건을 충족하지 못했을 때 이런 판정이 나올 수 있어요.
대응: 결정일로부터 3개월 이내에 미흡한 부분을 모두 보완하고 KOITA에 다시 확인을 받아야 해요. 이 기간 안에 재확인을 받지 못하거나, 보완이 제대로 이루어지지 않으면 연구소 인정이 취소될 수 있으니 가장 긴장해야 하는 상황이랍니다.
보완 요청:
상황: 연구 활동 증빙 자료(연구노트, 보고서 등)가 일부 미흡하거나, 서류상 오류가 있을 때 내려지는 조치예요. 조건부취소보다는 심각하지 않은 경우에 해당돼요.
대응: KOITA에서 정해준 기간 내에 요청받은 자료를 보완해서 제출하면 돼요. 빠르고 정확하게 대응하는 것이 중요해요.
(3) 지속적인 관리
지속적인 관리: 실사는 언제든 다시 올 수 있어요. 평소에 연구노트를 꾸준히 쓰고, 연구소 환경을 잘 관리하는 습관을 들이는 것이 가장 확실한 실사 대비책이랍니다.
실사의 진짜 핵심은 '꾸준함'입니다.
기업부설연구소 실사는 잠깐 보여주기 위한 이벤트가 아니라, 연구소가 얼마나 진정성 있고 꾸준하게 운영되고 있는지 확인하는 과정이에요. 서류상으로 완벽한 것도 중요하지만, 실제로 연구 활동이 이루어지는 현장의 모습이 서류와 일치하는 게 정말 중요하답니다.
'실사는 항상 올 수 있다'는 마음으로 평소에 연구 활동을 열심히 기록하고, 연구소 환경을 깔끔하게 유지하는 것이 가장 좋은 대비책이라는 것을 꼭 기억해 주세요. 이 글이 실사를 앞둔 여러분께 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다!