연구비 증빙서류, 헷갈리시나요? 비목별 핵심 서류 알아보기: 연구활동비 2편
지난 편에서는 지식재산 창출활동비, 회의비, 출장비 등 일부 연구활동비에 대한 증빙서류에 대해 알아보았습니다. 해당 비목에서 어떤 서류들을 준비해야 하는지 도움이 많이 되셨나요? 😊
오늘은 연구활동비의 나머지 항목에 대한 핵심 증빙서류를 알아보겠습니다.
단, 부처별 증빙서류 세부 항목은 상이할 수 있으니 참여하는 연구개발사업의 지침을 꼭 함께 확인하기를 바랍니다❗️
📍 연구활동비 증빙서류
✅ 소프트웨어 활용비 및 클라우드컴퓨팅서비스 이용료
내부결재문서(비영리기관이 다수의 연구개발과제에서 비용을 분담하여 사용하는 경우 비용 분담 내역 포함)
구매의뢰서(연구개발과제와의 직접적인 관련성을 포함하여 작성)
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
계약서 작성에 의해 거래된 경우: 계약서 및 검수(설치) 완료 확인서
✅ 연구실 운영비
① 기기 및 소프트웨어의 구입･설치･임차･사용대차에 관한 경비
구매의뢰서(연구개발과제와의 직접적인 관련성을 포함하여 작성)
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
계약서 작성에 의해 거래된 경우 계약서 및 검수(설치) 완료 확인서
수행기관 또는 협동연구기관 자체규정(기관의 물품 구매 규정 등)
② 사무용품비, 연구실 냉난방 및 청결한 환경 유지에 필요한 기기·비품의 구입·유지 비용
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
수행기관 또는 협동연구기관 자체규정(기관의 물품 구매 규정 등)
③ 비영리기관의 연구실 운영에 필요한 소모성 경비
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
수행기관 또는 협동연구기관 자체규정(기관의 물품 구매 규정 등)
✅ 연구인력지원비
① 국내외 교육 훈련비
내부결재문서(교육계획 포함)
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
교육기관 발급 교육비수납영수증
교육수료증
② 학회 및 세미나 참가비
학술행사등록 사용내역서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
학회등록비 영수증
국외인 경우: 학술지에 게재용으로 제출한 논문초록, 학술행사에서 발표한 자료(최초 계획 대비 내용 변경이 있는 경우에 한함)
③ 야근·특근 식대
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
지출결의서 및 식대사용내역서
초과근무내역 확인서류
✅ 종합사업관리비
연구인프라 조성 자체계획 내부문서
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
자문내역이 포함된 자문확인서
✅ 연구개발과제와 직접 관련 있는 그 밖의 비용
① 문헌구입비
도서사용내역서
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
② 논문 게재료
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
논문명, 학술지 명칭, 발행국가, SCIE 여부, 게재 연월일, 권호, 저자명, 시작 및 끝 페이지가 표시된 관련 서류
③ 인쇄･복사･인화비, 슬라이드 제작비, 각종 세금 및 공과금, 우편요금, 택배비, 수수료 및 공공요금 등
거래명세서
카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
공공요금의 경우 연구개발과제와의 직접적인 연관성과 산출근거 내역
④ 일용직 활용비
내부결재문서(일용직 인적사항 등 첨부)
근로계약서 및 일용직 활용내역이 포함된 근로내용 확인서
지급명세서 및 계좌이체증명
📍 증빙서류 준비 팁
소프트웨어활용비 관련 계약은 과제 최종 종료일 2개월 전까지 체결되어야 하며, 사용계약 기간이 연구개발과제 기간을 초과하더라도 계약기간의 최소 단위임을 소명할 경우 전체 계약금액을 계상할 수 있습니다.
연구실 운영비를 활용하기 위해서는 구체적인 품목, 수량, 단가를 기재한 활용 관리 계획서를 승인받아야 합니다. 그리고 변경이 발생할 경우 다시 승인을 받아야 합니다. 특히 영리기관의 경우, 사무용 기기와 소프트웨어, 환경 유지비는 전문기관의 사전 승인이 필요하며, 반드시 계획서에 반영되어야 합니다.
교육훈련비는 연구원의 개인적 성취를 위한 교육인 경우 불인정 되며, 미수료인 경우에도 불인정 될 수 있습니다.
야근·특근 식대 증빙서류에는 누가 언제 야근했는지와 그 사유가 기재되어야 하며, 과제 수행 관련성을 남기는 것이 중요합니다. 동일한 내용을 기재하지 않고 각자의 업무 내용을 세세하게 적어주는 것이 좋습니다. 배달 음식을 시킬 경우, 배달지 주소와 시간을 캡처해서 제출하면 정산에 도움이 됩니다.
문헌구입비의 경우, 실제 영수증만으로는 도서가 과제에 활용되었는지 확인할 수 없으므로 과제와 관련된 도서인지 확인이 필요하니 자료 준비에 참고 바랍니다.
일용직 활용비는 연구 개발을 위해 일시적으로 고용한 인력에 대해 지급되는 수당입니다. 수당 지급 시 관련 세법에 따른 신고 의무와 계좌이체증명이 중요합니다.
다음 편에서는 연구수당, 보안수당 및 기타 세목과 관련한 증빙서류에 대해 알아보겠습니다.
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